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Software für die Personalabteilung

Die Verwaltung von Personalakten ist ein heikles Thema. Sie müssen mit größter Diskretion behandelt werden und sind nur ausgewählten Personen zugänglich. Andererseits hat jeder Mitarbeiter das Recht seine eigene Akte auf Wunsch einzusehen.

Mit der digitalen Personalakte von ELO verwalten Sie alle relevanten Daten zentral und datenschutzkonform. Zudem wird die Suche von benötigten Daten vereinfacht. Durch die Vergabe von Zugriffsrechten, erhält jeder Mitarbeiter lediglich Zugriff auf für ihn freigegebene Dokumente.

Auch der Bewerbungsprozess wird mit ELO vereinfacht. Bewerbungsunterlagen können einheitlich abgelegt und eine fristgerechte Löschung sichergestellt werden. Geeignete Bewerber können direkt im Besuchermanagement für ihre Vorstellungsgespräche eingepflegt und personalisiert empfangen werden.

Anwendungsbeispiele

Erfahren Sie hier durch einige exemplarische Beispiele, wie Sie die Software von ELO in Ihrer Personalabteilung unterstützen kann. Darüber hinaus sind noch viele weitere Anwendungen möglich.

Datenschutzkonforme Weitergabe von Bewerbungsunterlagen

Wurden geeignete Bewerber für eine Stelle identifiziert, werden deren Unterlagen im nächsten Schritt meist an die Fachabteilungen zur weiteren Selektion übergeben. Mit ELO können Sie die Bewerbungsunterlagen schnell und einfach für Ihre Kollegen freigeben und das gegebenenfalls nur für einen begrenzten Zeitraum. So stellen Sie sicher, dass die Unterlagen nur von autorisierten Personen eingesehen und nicht vervielfältigt werden, wie zum Beispiel durch das Weiterleiten von E-Mails. Durch dieses Vorgehen können am Ende des Auswahlprozesses nicht mehr benötigte Bewerbungsunterlagen vollständig gelöscht werden.

Einstellung eines neuen Mitarbeiters mit der digitalen Personalakte

Wurde ein neuer Mitarbeiter eingestellt, legen Sie mit nur wenigen Klicks eine neue Personalakte an. ELO generiert automatisch eine dazugehörige Ordnerstruktur. Hier können die Bewerbungsunterlagen, E-Mails und der Arbeitsvertrag abgelegt werden. Später kommen weitere Unterlagen wie Führerschein, Gesundheitszeugnis oder Weiterbildungsbestätigungen hinzu. Durch Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung oder zu anderen Personalmanagementsystemen werden beispielsweise Lohn- und Gehaltsabrechnungen automatisch übertragen und abgelegt.

Mit seinen persönlichen Login-Daten erhält jeder Mitarbeiter Zugriff auf seine Daten und Abrechnungen. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch jede Menge Papier, da die Dokumente digital übergeben werden.

Regelmäßige Aktualisierung von Dokumenten

Einige Dokumente wie befristete Arbeitsverträge, Führerscheine, polizeiliche Führungszeugnisse oder Qualifikationsbestätigungen müssen regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Dabei unterstützt Sie die Wiedervorlagefunktion von ELO. Sobald für ein Dokument ein entsprechender Termin ansteht, werden Sie automatisch informiert.

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